Erfahrungen als Ausrichter von großen Tunieren

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Eisbär
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Erfahrungen als Ausrichter von großen Tunieren

Beitrag von Eisbär » Do 14. Dez 2017, 09:57

Hallo zusammen,

wie einige inzwischen mitbekommen haben, gibt es den Plan ein Turnier mit 64 Mannschaften in Darmstadt zu veranstalten. Zurzeit bin ich auf der Suche nach Erfahrungsbrichten von anderen Ausrichtern in dieser Größenordnung. Wisst ihr wo ich solche finden kann?
Ansonsten würde ich mich freuen, wenn wir hier eine kleine Sammlung anfangen können. So zusagen ein "How to German Open", damit mehr Mannschaften sich trauen das Projekt in die Hand zu nehmen.

Viele pinke Grüße

PS: Es geht mir vor allem um die Unterschiede und Änderungen im Vergleich zu kleineren Turniern ( bis 24 Mannschaften). Mit denen haben wir hier in Darmstadt nämlich genügend Erfahrung.

Nythagoras
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Re: Erfahrungen als Ausrichter von großen Tunieren

Beitrag von Nythagoras » Di 19. Dez 2017, 09:58

Platz, ihr braucht viel Platz und möglichst am Stück für die 16 Felder!

Spielergebnisse müssen zur Orga kommen. Wegen der vielen Felder geht das nicht mehr so einfach zu Fuß. Hilfreich sind ein Fahrrad oder eine Fernkommunikationstechnologie (Handy-Flat, Funkgeräte).

Turnierbaum und Spielplan sind viel größer und sollten sehr ordentlich (und ausreichend früh!) geplant sein. Spontane Änderungen sind viel schwerer wegen der Komplexität und Kommunizierbarkeit. Und der Plan sollte wetterfest sein bzw. vorher festgelegte Alternativen bei festgelegten Umständen enthalten.

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Gernot
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Re: Erfahrungen als Ausrichter von großen Tunieren

Beitrag von Gernot » Mo 5. Mär 2018, 18:45

Wichtig ist, dass das Orgateam ausreichend groß ist und auch durchgehend verfügbar.
Letztes Jahr bei der DM hattet ihr ja Probleme, weil die Orga zum großen Teil aus Spielern der A-Mannschaft bestand.
Wenn es auf einem anderen Feld Probleme gibt und gewartet werden muss, bis ihr euer Spiel abgeschlossen habt, ist das doof, weil es den ganzen Turnierplan verzögert.

Nythagoras sprach an, dass Ergebnisse schnell zur Orga kommen müssen.
Meiner Meinung nach bietet sich dafür eine Orga-WhatsApp-Gruppe an (oder ein Messenger eurer Wahl).

Spielt kein Satzsystem!
Im Satzsystem können Spiele sehr lange dauern und das hat immer Wechselwirkungen mit anderen Spielen, da Schiedsrichter benötigt werden, Felder länger belegt sind etc.
Wenn ihr mögt, könnt ihr Satzsystem im Halbfinale oder Finale spielen, aber bitte nicht schon in der Gruppenphase.
Wir haben in der NRW-Winterliga dieses Jahr gespielt, bis ein Team entweder 10 Punkte erreicht hat, oder seit Beginn des ersten Spielzugs 25 Minuten vergangen sind.
Dadurch kann man deutlich besser Zeit und Felder einplanen. In unserer Winterliga waren sogar alle Turniere schneller beendet, als geplant war (wann erlebt man das schon?).

Globale Kommunikation über ein (!) Medium.
Wenn ihr Informationen für die Leute habt, sollten die alle über eine Webseite/einen Forumsthread/den JTR-Turnier-News-Bereich oder eine Facebook-Veranstaltung einsehbar sein.
Wenn ihr mal im Forum und mal auf Facebook postet, bekommt die Hälfte der Leute nur die Hälfte mit, weil sie denken, dort wo sie schauen, würde alles stehen.
Und alle Informationen auf allen Plattformen gleichzeitig zu posten hat bisher selten gut funktioniert.

crossingwalls
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Re: Erfahrungen als Ausrichter von großen Tunieren

Beitrag von crossingwalls » Fr 23. Mär 2018, 17:37

Natürlich könnt ihr Satzsystem spielen. Auch in der Gruppenphase. Wobei ich euch bo1 á 10 oder bo2 á 5 empfehle. Da ist die Länge sehr gut kalkulierbar. Aber natürlich verlangt das Spielen von Sätzen einen etwas höheren "Wartungsaufwand", was den Plan angeht.
Der Rest wurde ja bereits angesprochen.

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Re: Erfahrungen als Ausrichter von großen Tunieren

Beitrag von Schiriki » Mo 26. Mär 2018, 11:39

Hey,

ich hab letztes Jahr den Kielern unter die Armee gegriffen bei dem Catch the Fish Turnier. Da sowohl sie als auch ich etwas in dieser größenordnung noch nicht gemacht haben, sind unsere Erfahrungen da glaube ich recht hilfreich. Ich hoffe ich erinnere mich an alles, hier mal so die Hauptpunkte:

Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Nythagoras hat das ja schon mit dem Spielplan angesprochen und da ich hier einige Fehler gemacht habe letztes Jahr, möchte ich euch die direkt nennen damit ihr sie hoffentlich vermeidet.
Sobald ihr euch auf eine Spielart geeinigt habt und mit der Erstellung beginnt, holt euch möglichst früh Meinungen von Erfahrenen Leuten dazu. Ich hab mich erst relativ spät an Nyko gewandt, wodurch z.B. keine Relegation mehr machbar war und auch die Spielphasen nicht Optimal gelaufen sind. Geht von Anfang an davon aus, dass Felder im Verzug zum Zeitplan sind und plant wie ihr damit umgeht. Versucht Feldwechsel so oft es geht zu vermeiden. Solche Dinge halt. Als Ratgeber empfehle ich euch zum einen Nythagoras oder auch Stephan von den Zonis (Hoffe ich vertue mich hier nicht – Namen sind Schall und Rauch bei mir).
Achtet auch darauf das sich wenn der Plan fertig ist, möglichst viele damit beschäftigen und sich auskennen – so seid ihr nicht davon abhängig das bestimmte Leute vor Ort sind. War ich in Kiel nicht am Orgazelt gab es meistens Probleme, mindestens mussten zumeist aber Ergebnisse nachgetragen werden. Geht da mal ein Zettel verloren, kann es zu Problemen kommen. Redundanz ist daher bei wichtigen Daten immer gut. Wenn die Ergebnisse an den Feldern UND bei der Orga gesammelt werden, senkt das die Gefahr das etwas verloren geht.

Teilt euch in Teams auf, die für bestimmte Dinge zuständig sind. Aufbau, Abbau, Besetzung der Orga im laufenden Turnier, Pompfencheck, Einweisen der Ankommenden, eventuelles Vertreiben von Merch & Ausgabe von Verpflegung etc. - Es kommt eine Menge zusammen. Es ist immer gut auch neben den bereits angesprochenen Kommunikationstechniken 1-2 Leute zu haben die mal schnell zu einem Feld laufen können und dort etwas akutes zu klären. Minimalbesetzungen führen hier zu vermeidbaren Engpässen, besonders wenn dann noch jemand Krank wird / sich verletzt oder ähnliches. Spielt möglichst viele was wäre wenn Szenarien durch.

Kommunikation

Eine gute Kommunikation mit den Teilnehmern kann euch vieles erleichtern. Wenn früh und klar bekannt ist, was für Bedingungen vor Ort vorliegen, wie gespielt wird und wie der Ablauf ist, kommen weniger Leute mir Fragen zu euch und die Orga hat Zeit die noch ankommenden Fragen besser zu beantworten. Wir waren an der eigentlichen Orga während des Turniers teilweise nur zu dritt. Das hat einen schon teils unter Stress gesetzt, wenn dann alle noch Anmelden wollen, Fragen zum Merch haben, etwas zum Spielplan wissen wollen oder mit gänzlich unerwarteten Themen auf euch zukommen. Um nicht in Verzug zu geraten tendiert man dann dazu, die Leute möglichst schnell abzuhandeln was natürlich unfreundlich wirkt und einem oft selbst auch unangenehm ist. (Falls ich irgendjemanden der das ließt beim CTF mal grob angefahren habe – sorry war wirklich nicht so gemeint!)
Pläne und Anleitungen zum selber nachlesen können im voraus erstellt werden und können euch hier einiges abnehmen.

Gerade für die Internationalen Teams wäre eine genaue Beschreibung des Pompfenchecks vermutlich hilfreich und kann viel zeit beim Check einsparen.

Durchführung

Denkt daran das natürlich viele von euch Spielen werden. Wie hier schon angemerkt kann das zu großen Problemen führen und im schlimmsten Fall zu Verzug und Unzufriedenheit führen. Daher vorher überlegen wer an der Orga steht wenn alle eure teilnehmenden Teams spielen – und sicherstellen das diese Leute dann alle wahrscheinlichen Fragen beantworten können ( Wann spielen wir wo, wer ist unser nächster Gegner, wann ist heute Spielschluss, wo können wir Parken, wo einkaufen, Wo kann man hier gut bestellen, wie läuft das mit Merch nachbestellen, Wann geht es morgen los, wie lange geht es morgen – die Liste kann beliebig erweitert werden, den Leuten fallen immer wieder Dinge ein, von denen man glaubt das sie eigentlich jeder weiß.)
Überlegt wie ihr handelt wenn das Wetter extrem Schlecht wird, eventuell Felder unspielbar werden oder neu markiert werden müssen. So etwas muss teils im laufenden Betrieb geregelt werden, es wäre also gut sich vorher Strategien dafür zu überlegen.


Das war jetzt so auf die Schnelle das wichtigste, dass mir eingefallen ist. Es gibt sicherlich noch mehr und wenn mir noch etwas einfällt, melde ich mich nochmal.

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